Kỹ năng cần phải có của một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Nhiều người cho rằng làm tổ chức sự kiện thì ý tưởng là cái quan trọng nhất, nhưng thực chất, sau khi trải qua một khoảng thời gian tuy không dài làm sự kiện, tôi đã chiêm nghiệm ra rằng: Một người giỏi về tổ chức sự kiện trước tiên phải là người tỉ mẩn, chu đáo, biết chăm chút tới từng tiểu tiết. Đó chính là thể hiện của sự chuyên nghiệp. Hãy cùng Adsplus theo dõi bài viết sau để hiểu thêm nhé.

Kỹ năng cần phải có của một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Định hướng trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Đánh giá đúng bản thân

Không gì quan trọng bằng việc bạn biết mình là ai? Tự hỏi xem mình có những kỹ năng gì, kỹ năng nào đã được hoàn thiện, kỹ năng nào cần rèn luyện, trau dồi, kỹ năng nào cần phải phát triển, và cuối cùng là những kỹ năng bạn có có thể hỗ trợ gì cho bạn trong ước mơ trở thành chuyên gia tổ chức sự kiện.

Để nói về kỹ năng để làm sự kiện thì có thể nói là nhiều vô số kể và cần được trau dồi trong suốt cả khoảng thời gian làm nghề. Tuy nhiên, có thể xét đến một số Tố chất thiết yếu: óc tổ chức tốt, có khả năng quản lý quĩ thời gian, trí tưởng tượng phong phú, khả năng giao tiếp tốt, phản xạ nhạy bén trong những tình huống khẩn cấp

Hiểu rằng kinh nghiệm không bao giờ là đủ

Kinh nghiệm có thể đến từ mọi nơi, mọi lúc. Có thể tự học từ các nguồn tư liệu sách vở, internet, lớp học ngoài giờ… Nhưng, thực tế nhất, đáng tìm hiểu nhất chính là những kinh nghiệm từ những người đi trước, họ là nguồn tư liệu sống động và chân thực nhất khi vẽ ra bức tranh về một nghề đòi hỏi kỹ năng đa chiều như tổ chức sự kiện.

Xem thêm: 

Đạt được những yêu cầu của ngành nghề, cần có

Sáng tạo trong event:

• Sáng tạo ở đâu?

Tất cả mọi thứ mà người tham gia sự kiện nghe, nhìn, nếm, chạm và cảm nhận. Từ việc lựa chọn địa điểm, thiết kế, trang trí, lên kịch bản, các tiết mục biểu diễn nghệ thuật cho đến ý tưởng cho việc truyền đạt nội dung, thông điệp của sự kiện, ở tất cả mọi phần của sự kiện, sáng tạo đều đóng một vai trò rất quan trọng.

Để có được sự sáng tạo trong từng yếu tố của một Sự kiện thì cảm hứng chính là điều kiện bản lề vô cùng quan trọng quyết định đến việc ý tưởng tổ chức sự kiện đưa ra có tốt hay không.

• Làm thế nào để sáng tạo?

Những ý tưởng mới lạ, độc đáo cũng có thể khởi nguồn từ những lần tham dự sự kiện của các công ty khác hay những chuyến du lịch. Có người nói đùa rằng “90% ý tưởng được nảy sinh từ việc “học hỏi” và xào nấu lại mà ra”. Từ quá trình dài góp nhặt những ý tưởng, chúng ta có thể kết hợp đưa ra được rất nhiều ý tưởng cho bản thân.

Để có thể trờ nên sáng tạo hơn, chúng ta có thể tìm đến và bao quanh bản thân với những người sáng tạo: Năng lượng sáng tạo tự người khác có thể thúc đẩy không khí chung và tạo ra một môi trường lí tưởng cho ý tưởng nảy đến.

Không ngần ngại tham gia các buổi hội thảo. Tại đó, ngoài việc có cơ hội học hỏi, gặp những người mới và trao đổi thông tin, chúng ta còn có thể tìm thấy sản phẩm mới cho doanh nghiệp của mình hoặc gặp một đối tác tiềm năng.

Tham dự các khoá học: như đã nói, “Kinh nghiệm không bao giờ là đủ” Vì vậy, phải luôn làm nhạy bén các khả năng của mình bằng cách học hỏi những thông tin mới nhất trong lĩnh vực của bản thân đang làm việc.

Xem thêm: 

Kỹ năng viết kịch bản

Để viết được một kịch bản Event tốt thì người viết cần có sự sáng tạo, đầu óc tư duy và trí tưởng tượng phong phú để có thể hình dung sự kiện chạy thế nào từ đó đưa ra những ý tưởng thiết thực và độc đáo nhất. Ngoài ra thì kỹ năng viết và truyền tải thông qua con chữ cũng là một điều không thể thiếu. Dù ý tưởng có tốt tới đâu, óc tư duy và trí tưởng tượng bao quát như thế nào nhưng nếu không thể diễn đạt ý tưởng đó ra thì đều vô ích.

Nói đến kỹ năng viết thì không thể hoàn thiện và trau dồi ngày một ngày hai mà đó là cả một quá trình.

• Mỗi ngày bạn viết một ít, thì đến lúc cần, bạn mới có thể truyền tải ý tưởng của mình lên trang giấy một cách trôi chảy.
• Mỗi ngày bạn đọc nhiều hơn một chút thì vốn từ và câu văn của bạn sẽ phong phú hơn, khả năng diễn đạt của bạn sẽ tốt dần lên.
• Mỗi ngày bạn gặp và trò chuyện với một người có khả năng giao tiếp tốt cũng có thể cải thiện khả năng viết và diễn đạt của bản thân.

Kỹ năng cần phải có của một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Kỹ năng viết Proposal

Để có thể viết được một Proposal hoàn chỉnh (chưa kể đến có thành công hay không), cần biết được tầm quan trọng, công tác chuẩn bị và việc lên kế hoạch cho việc làm ra một Proposal.

• Một Proposal hay và thu hút, ngoài ý tưởng sáng tạo và hấp dẫn còn phụ thuộc vào độ thực tế và tính thuyết phục của dự án chúng ta muốn thực hiện. Điều đó thể hiện qua cách mà chúng ta trình bày vấn đề, đưa ra dẫn chứng cụ thể cũng như tính khả thi của dự án.
• Điều quan trọng là cung cấp cho người đọc proposal cho sự kiện một cách tổng quan nhất về sự kiện sắp diễn ra.
• Một điều tuyệt đối cần tránh, đó là tuyệt đối không được làm người đọc rối nùi với mớ ý tưởng hỗn độn không ra đầu đuôi, mà phải biết cách sắp xếp ý tưởng cho dễ hình dung. Nội dung proposal phải cực kỳ ngắn gọn, súc tích, đừng tham nói dông dài, vì nếu quá dài dòng người đọc hoặc sẽ đọc lướt qua proposal của chúng ta, ghoặc sẽ bỏ qua mất những ý tưởng chủ chốt.
• Văn phong cũng quyết định rất nhiều sự chuyên nghiệp của 1 proposal. Chúng ta phải biết cách diễn đạt nó bằng chữ nghĩa 1 cách thật tốt thì mới thuyết phục được người khác, nhưng nói vậy không có nghĩa là viết rườm rà để phô bày văn hay chữ.

Quản lý tài chính

Nguyên tắc quản lý ngân sách cơ bản: Mặc dù mỗi ngân sách cần thời gian để thục hiện, vẫn có một vài nguyên tắc cơ bản cần phải bám sát:

• Hãy thực tế về mức thu về của sự kiện: Thông thường, kế hoạch tổ chức sự kiện thường quá lý tưởng về số lượng tài trợ sẽ đạt được, hoặc số lượng khách mời sẽ tham dự. Lý tưởng hóa dự đoán chính là nguyên nhân dẫn đến việc thất thoát ngân sách so với kết quả cuối chương trình tổ chức sự kiện.
• Luôn có kế hoạch dự phòng: Để đề phòng những tình huống xấu có thể xảy ra trong khi thực hiện sự kiện, sẽ tốt hơn nếu bạn biết được phải làm gì khi có sự cố xảy ra.
• Ngân sách để tránh thua lỗ: Nếu chương trình tổ chức sự kiện bên bờ vực như thua lỗ, điều đó dẫn đến câu hỏi “liệu có nên thực hiện chương trình theo kế hoạch ban đầu?”. Nếu điều đó chưa quá muộn, cần kịp thời thay đổi kế hoạch để chương trình sự kiện ít ra có thể hòa vốn.

Xem thêm: 

Kết

Trên đây chưa phải là tất cả các kỹ năng mà người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần có. Nhưng nó là những kỹ năng quan trọng và tối thiểu để người tổ chức sự kiện có thể thực hiện công việc một cách tốt nhất.