Phần mềm quản lý kho là gì? Lợi ích và phương thức của nó

Việc quản lý hàng trong kho là vô cùng quan trọng. Còn hàng trong kho thì mới có thể thu về lợi nhuận cho doanh nghiệp. Chính vì thế mà việc quản lý kho kém là một trong tám yếu tố thất bạn của doanh nghiệp nhỏ. Lúc này, chúng ta cần đến phần mềm quản lý kho giúp kiểm soát điều kiện kho bãi một cách thông minh nhất.

Phần mềm quản lý kho

Phần mềm quản lý kho là gì?

Phần mềm quản lý kho bao gồm các ứng dụng kinh doanh theo dõi, quản lý và tổ chức bán sản phẩm, mua nguyên liệu và quy trình sản xuất khác. Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý kho, các doanh nghiệp giảm thời gian và nỗ lực trước đó đưa vào theo dõi cơ bản, và thay vào đó tập trung vào việc phân tích, tìm kiếm và làm giảm thiểu hiệu quả trong mô hình của họ.

Xem thêm:

Các phương thức quản lý kho hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

Luôn đảm bảo định mức hàng tồn kho

Định mức hàng tồn kho là số lượng hàng hóa được xác định luôn duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu sử dụng phát sinh và giúp duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục không bị gián đoạn. Việc xác định định mức tồn kho tối ưu là một hoạt động vô cùng cần thiết và cần được tiến hành một cách định kỳ, thường xuyên. Để xác định tồn kho tối ưu, cần phải căn cứ vào các tiêu chí như:

Tình hình nhu cầu

Doanh nghiệp cần tập hợp các số liệu về lượng hàng đã bán ra, lượng tồn kho thực tế,…và quan sát các động thái thị trường cũng như kế hoạch sản phẩm của doanh nghiệp để đưa ra các điều chỉnh cũng như dự báo về nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong tương lai.

• Đối tác cung ứng

Yếu tố tiếp theo cần xem xét đó là đánh giá công suất sản xuất cũng như năng lực tài chính và khả năng cung ứng hàng hóa đầu vào của đối tác.

• Lượng đặt hàng

Từ các phân tích dự đoán về cung cầu hàng hóa, doanh nghiệp có thể đưa ra các tính toán lượng tồn kho cần thiết.

• Thời điểm đặt hàng

Việc xác định thời điểm đặt hàng dựa trên các yếu tố gồm:

+ Thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc nhận hàng.
+ Nếu thời gian này kéo dài, doanh nghiệp cần tính trước để không bị động. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp cần dự trù lượng hàng bán được trong thời gian chờ đợi cũng như lượng hàng cần dự phòng trong trường hợp rủi ro.

• Nhu cầu vật tư, nguyên vật liệu

Nhu cầu của người tiêu dùng thường xuyên thay đổi kéo theo những thay đổi về nhu cầu của bộ phận sản xuất. Vì vậy, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng thiếu/thừa nguyên liệu nếu đặt hàng không đúng thời điểm.

Phần mềm quản lý kho

Sắp xếp kho hàng một cách khoa học

Sắp xếp kho hàng một cách khoa học giúp cho quá trình tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho được tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và sức lực. Việc sắp xếp, bố trí hàng hóa, vật tư khoa học là một trong những yếu tố giúp tiết kiệm diện tích kho bãi, gia tăng năng suất lao động cùng với việc tra xuất, quản lý, kiếm soát được thuận tiện, dễ dàng hơn. Doanh nghiệp có thể thực hiện việc sắp xếp kho hàng khoa học thông qua một số cách như: Sử dụng các nhãn chỉ dẫn để nhận biết hàng hóa, thực hiện quy trình sắp xếp hàng hóa trong kho hàng và bảo quản hàng hóa phù hợp theo cách thức phù hợp.

Thường xuyên kiểm tra kho hàng theo định kỳ

Việc kiểm kê hàng hóa trong kho hàng theo định kỳ là một công việc cần thiết để xác định lượng hàng hóa thực tế trong kho với trên giấy tờ, sổ sách quản lý có chính xác hay không? Đây cũng là một trong những hoạt động giúp hàng hóa được luân chuyển liên tục, tránh tình trạng hàng hóa, vật tư bị hỏng hóc, hao mòn, giảm giá trị sử dụng trong kho hàng. Việc không duy trì kiểm kê kho theo định kỳ là một trong những sai lầm phổ biến nhất của nhiều người quản lý kho hàng khi số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho quá lớn.

Đầu tư công nghệ và nâng cao trình độ quản lý kho

Phần mềm quản lý kho hàng một trong những yếu tố quan trọng trong việc quản lý kho hàng của các doanh nghiệp hiện nay. Để có thể bán hàng và thống kê chi tiết thu chi cần phải theo dõi sát sao nguồn hàng hóa trong kho.

Lợi ích của phần mềm quản lý kho hàng

Về nhân sự

Chi phí về nhân sự sẽ rất tốn kém khi có một số lượng lớn các mặt hàng. Sử dụng các phần mềm quản lý kho chắc chắn sẽ làm giảm thiểu tối đa số lượng nhân viên. Tạo điều kiện quản lý nhân sự dễ dàng cho nhà quản lý.

Về thiết bị

Với việc giảm thiểu tối đa số lượng nhân viên, ngân sách của việc bảo trì, thay thế các thiết bị, công cụ mới để hỗ trợ, duy trì hoạt động của kho hàng cũng được giảm đáng kể.

Phần mềm quản lý kho

Xem thêm:

Quản lý chính xác số lượng hàng tồn kho

Khi sử dụng các phần mềm quản lý kho hàng ngoài việc tối ưu hóa việc lưu kho, tận dụng tối đa không gian lưu trữ hàng trong kho các phần mềm này còn giúp doanh nghiệp quản lý số lượng khàng tồn kho một cách chính xác nhất. Việc luôn nắm chắc số lượng hàng hóa, số loại mặt hàng sẽ giúp doanh nghiệp luôn cung cấp đầy đủ và nhanh nhất cho khách hàng các sản phẩm mà họ mong muốn. Luôn quản lý thông tin một cách chi tiết, và có một cái nhìn tổng quan về kho giúp giảm tồn kho đến mức tối thiểu.

Dễ dàng trong việc quản lý kho hàng

Với các doanh nghiệp lớn, công việc quản lý hàng hóa trong kho luôn được chú trọng. Các doanh nghiệp thường mất nhiều công sức trong việc quản lý với kho hàng vật lý. Các phần mềm quản lý kho đang dần thay đổi điều đó, giờ đây chỉ việc ngồi tại văn phòng, các nhà quản lý hoàn tàn có thể kiểm soát tất cả các kho hàng của doanh nghiệp thông qua thao tác trên phần mềm.

Ngoài ra, các doanh nghiệp hoàn toàn có phân tích sự lưu chuyển hàng hóa, hoạt động kho hàng để từ đó có những điều chỉnh phù hợp trong việc nhật, xuất hàng hóa, điểu khiển các hoạt động của nhà kho an toàn và rõ ràng.

Đầu tư vào một phần mềm quản lý kho hàng sẽ mang lại sự cải thiện về mức chi phí hoạt động kho hàng và hiệu quả làm việc.

Như vậy, bài viết trên vừa cho doanh nghiệp nhìn thấy được tầm quan trọng của phần mềm quản lý kho trong ứng dụng kinh doanh. Vậy thì còn chần chờ gì nữa mà không thử ngay đi nào.