Quy trình 4 bước lập mẫu kế hoạch triển khai công việc cụ thể

Mẫu kế hoạch triển khai công việc giúp bạn dễ dàng tạo các bảng kế hoạch chi tiết, chính xác đầy đủ các yêu cầu cần thiết, lập kế hoạch công việc sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý các công việc, tiến độ thực hiện cũng như nhận được sự tin tưởng của cấp trên.

Quy trình 4 bước lập mẫu kế hoạch triển khai công việc cụ thể

Bạn có thể lập mẫu kế hoạch triển khai công việc bằng excel hay văn bản word sao cho phù hợp với yêu cầu và miêu tả được đầy đủ các công việc để người thực hiện cũng như người quản lý có thể nắm được. Từ mẫu bảng kế hoạch triển khai công việc người trực tiếp có thể triển khai đúng và chính xác nhất là điều quan trọng, nếu bạn là quản lý thì việc theo sát kế hoạch là điều rất cần thiết do vậy yếu tố rõ ràng và chính xác cần được thể hiện. Hãy cùng Adsplus.vn tìm hiểu quy trình lập kế hoạch triển khai công việc dưới đây nhé!

Quy trình lập kế hoạch triển khai công việc:

Để mẫu lập kế hoạch triển khai công việc không chỉ là kế hoạch trên giấy mà còn có thể thực thi được trong công việc của đơn vị, yêu cầu khi xây dựng mẫu kế hoạch triển khai công việc cần phải trải qua các bước sau đây:

Bước 1: Phân tích môi trường

Chúng ta có thể sử dụng mô hình SWOT để phân tích về những yếu tố thuộc môi trường bên trong đó là: Điểm mạnh (Strengths), Điểm yếu (Weaknesses), và những yếu tố thuộc môi trường bên ngoài là Cơ hội (Opportunities) và Thách thức (Threats). Thông qua sự phân tích này người lãnh đạo của các bộ phận, của doanh nghiệp sẽ hiểu được hơn về lợi thế cũng như khó khăn để có được chiến lược đúng đắn.

Quy trình 4 bước lập mẫu kế hoạch triển khai công việc cụ thể

Dựa vào mô hình SWOT, chúng ta có thể triển khai 4 chiến lược căn bản sau:

– Chiến lược SO: theo đuổi những cơ hội phù hợp với điểm mạnh của công ty.

– Chiến lược WO: vượt qua điểm yếu để tận dụng tốt cơ hội.

– Chiến lược ST: xác định cách sử dụng lợi thế, điểm mạnh để giảm thiểu rủi ro do môi trường bên ngoài gây ra.

– Chiến lược WT: thiết lập kế hoạch “phòng thủ” để tránh cho những điểm yếu bị tác động nặng nề hơn bởi môi trường bên ngoài.

Ngoài ra chúng ta cũng có thể sử dụng kinh nghiệm, phân tích logic hay phương pháp chuyên gia để phân tích môi trường.

Bước 2: Xác định mục tiêu kế hoạch

Xác định mục tiêu kế hoạch nhằm mục đích xác định hệ thống cần đạt được những gì sau khi thực hiện. Khi xác định mục tiêu kế hoạch cần phải đạt được sự phù hợp giữa mục tiêu tổng thể và mục tiêu cụ thể, giữa mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn. Để xác định được mục tiêu kế hoạch chúng ta cần xác định được:

– Các mục tiêu cụ thể trong giai đoạn kế hoạch.

– Thứ tự ưu tiên của các mục tiêu.

– Các chỉ tiêu để đạt mục tiêu

– Và cuối cùng là xác định hệ thống các chỉ số giám sát đánh giá việc đạt mục tiêu  Bước 3: Xây dựng các phương án. 

Quy trình 4 bước lập mẫu kế hoạch triển khai công việc cụ thể

Có thể có nhiều con đường khác nhau đi đến mục tiêu nên cần xây dựng nhiều phương án để có cơ sở lựa chọn phương án tối ưu tùy vào các điều kiện cụ thể khác nhau. Tuy nhiên không nên xây dựng quá 5 phương án vì tốn kém nguồn lực, thời gian và có thể bị mất cơ hội. Mỗi phương án cần cụ thể hóa giải pháp là làm gì? làm như thế nào? chi phí bao nhiêu? và công cụ thực hiện mục tiêu: làm bằng gì?

Bước 3: Đánh giá và so sánh các phương án

Từ các phương án đã xây dựng, chúng ta đánh giá, phân tích để tìm ra phương án tối ưu nhằm đạt mục tiêu đã đề ra. Có nhiều cách để đánh giá và so sánh các phương án. Tuy nhiên, trong thực tế thường làm như sau:

– Lựa chọn các chỉ tiêu, các mặt hoặc khía cạnh quan trọng nhất để đánh giá so sánh.

– Xem xét mức độ quan trọng của các chỉ tiêuvà khía cạnh nhằm xếp hạng cho chúng (theo thứ tự hạng 1,2,3…, cho điểm …)

– Đánh giá các chỉ tiêu và khía cạnh của từng phương án theo hướng để có thể so sánh các phương án với nhau

– Tổng hợp đánh giá chung xem phương án nào giải quyết được nhiều vấn đề quan trọng và cốt yếu nhất

Bước 4: Lựa chọn phương án và ra quyết định

Sau khi đánh giá các phương án chúng ta sẽ lựa chọn được phương án tối ưu, đề xuất và trình phương án đó cho người có thẩm quyền quyết định Để lựa chọn được phương án tối ưu chúng ta cần xác định được:

+ Phương án thực hiện được mục tiêu và có ảnh hưởng nhất tới mục tiêu.

+ Phương án sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức.

+ Phương án có chi phi thấp.

+ Phương án tạo được sự ủng hộ của các cấp quản lý và người thực hiện.

+ Phương án phản ánh tốt nhất hệ thống tiêu chuẩn đã chọn.

Người có thẩm quyền sẽ phân tích và thông qua phương án. Các đề xuất sẽ được thể chế hóa bằng văn bản.

Đó là cách lập mẫu kế hoạch triển khai công việc với 4 bước cơ bản nhất định bạn phải biết và thực hiện nếu muốn công việc được thực hiện một cách gọn gàng và nhanh chóng cũng như là dễ dàng kiểm soát. Chúc bạn thành công!

 Adsplus.vn xin giới thiệu đến bạn đọc nền tảng thiết kế website miễn phí phù hợp cho các bạn đang kinh doanh, hoặc đang có dự định kinh doanh mà chưa có website cho mình. Chỉ trong 1 giờ, với giao diện thân thiện như powerpoint, thao tác kéo thả chuột thì bạn đã thiết kế cho mình 1 website không cần biết mã code phức tạp. Đến với 1web.vn bạn sẽ được trải nghiệm nhiều tính năng như tích hợp Facebook Shop, tối ưu hóa quảng cáo với Google Shopping Ads,…