Bất cứ một chủ doanh nghiệp hay trưởng phòng, quản lý nào cũng luôn muốn biết liệu các nhân viên của mình đang làm việc như thế nào, đã thực hiện bao nhiêu giao dịch và trao đổi thông tin với đồng nghiệp về công việc ra sao qua email để khen thưởng hoặc góp ý kịp thời, giúp công việc hoàn thành đúng tiến độ. Tuy nhiên, đứng trước bài toán nhân viên dùng email google miễn phí thì các sếp chỉ biết lắc đầu bất lực.
Trong bối cảnh đó, email doanh nghiệp (hay email công ty) ra đời như một chiếc phao cứu cánh, trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý nhân viên của các sếp.
Email công ty đã giúp sếp quản lý công việc nhân viên như thế nào?
Cấp quyền quản lý nội dung thư từ của các nhân viên
Luôn mong muốn mang lại cho các chủ doanh nghiệp một cái nhìn tổng quát, hoàn chỉnh về tiến độ công việc cũng như sự đóng góp của các nhân viên, email doanh nghiệp có sẵn tính năng điều hành và quản lý thông tin mọi thành viên trong nhóm.
Hãy tưởng tượng, email doanh nghiệp giống như một đội nhóm thu nhỏ. Và dĩ nhiên rồi, đội nhóm nào cũng cần có một người lãnh đạo, luôn biết mọi đường đi nước bước của các nhân viên khi sử dụng email công ty để giao dịch, trao đổi.
Người quản lý email công ty có quyền truy cập vào các nội dung nhân viên gửi đi, thư đến và số lượng các loại thư từ trong email mà mỗi thành viên trong công ty sử dụng chỉ với vài click chuột. Từ đó, bạn sẽ có những đánh giá khách quan nhất về đóng góp của mỗi nhân viên và có chiến lược khen chê cho thỏa đáng.
Quản lý thông tin email của nhân viên mọi lúc mọi nơi
Qua rồi cái thời sáng nào sếp cũng phải lên công ty mới nắm được nhân viên làm việc ra làm sao. Bây giờ, chỉ cần ngồi ở nhà hoặc ra quán nước uống cà phê hay đi nhậu với đối tác hoặc thậm chí là đang vi vu du lịch ở đâu đó bạn cũng có thể tranh thủ liếc qua coi nhân viên của mình có hoàn thành tiến độ công việc một cách chuyên nghiệp và okay không.
Chỉ cần nắm được quyền admin email công ty thì dù bạn ở đâu cũng có thể quản lý công việc của nhân viên một cách dễ dàng. Khi bạn kết nối internet với điện thoại thông minh hoặc máy tính xách tay thì mọi sự nhân viên đang giao dịch, trao đổi đều không nằm ngoài tầm ngắm của bạn.
Tạo mối liên kết giữa các phòng ban và cả công ty
Email hosting (hoặc email server) của công ty có thể giúp các nhà quản lý tạo ra những cuộc thảo luận, bàn bạc, thăm dò ý kiến. Trên tinh thần là bất kể ai tham gia cuộc thảo luận đều được quyền thể hiện qua điểm của mình và đều được tôn trọng như nhau. Mọi ý kiến đều bình đẳng, dù là ý kiến sếp lớn, sếp nhỏ hay phó thường dân. Từ đó, giúp các thành viên trong công ty có dịp tương tác, trò chuyện với nhau, thắt chặt tình đoàn kết và cùng nhau thảo luận để đưa ra hướng đi cho công việc một cách xuất sắc nhất.
Làm sao để nhân viên tự giác sử dụng email doanh nghiệp trong giao dịch?
Một câu hỏi mà nhiều người đặt ra là làm sao để nhân viên “bỏ rơi” email cá nhân để sử dụng email doanh nghiệp trong lúc làm việc?
Câu trả lời nằm ở cách bạn truyền thông điệp đến nhân viên của bạn. Trước khi đưa email doanh nghiệp đăng kí tên miền công ty riêng vào sử dụng, hãy thông báo cho toàn bộ nhân viên biết về lợi ích từ việc sử dụng email công ty rằng: email này là bộ mặt của công ty, nó có tác dụng quảng bá thương hiệu doanh nghiệp, thể hiện sự chuyên nghiệp của mỗi nhân viên và giúp tăng niềm tin của đối tác với họ.
Hãy khoe với nhân viên rằng dùng email công ty, họ sẽ không bị làm phiền bởi các loại thư rác, spam. Họ có một bộ nhớ lưu trữ thông tin cực khủng, họ có thể trao đổi, làm việc nhóm một cách thuận lợi.
Để cho nhân viên thấy sử dụng mail công ty để gửi thư tới khách hàng và báo cáo công việc là quyền lợi và trách nhiệm họ. Chỉ khi bạn thuyết phục họ bằng lợi ích và ràng buộc thì họ mới tích cực sử dụng email công ty. Còn các giao dịch ngoài mail công ty thì… đến thánh google cũng không thể nào quản lý nổi họ đang làm gì!
Đột phá doanh số
Quảng cáo ra đơn ngay, hãy X10 lượng khách hàng bạn có để đột phá doanh số ngay hôm nay
Tư vấn ngayCó thể nói, email doanh nghiệp là một “cánh tay” đắc lực giúp các nhà quản lý âm thầm quan sát và thấu hiểu những đóng góp của các nhân viên có tâm chỉ với một cái click chuột. Thay vì ồn ào, giám sát hay tạo áp lực nặng nề khiến cho nhân viên không thoải mái vì một người quản lý khó tính, hãy để những gì họ làm chứng minh năng lực của họ.
>> Xem thêm: Các cách áp dụng Cross marketing hiệu quả trong kinh doanh
