Cách quản lý hàng hóa hiệu quả từ những người kinh nghiệm

Kinh nghiệm để quản lý kho hàng, hàng hóa một cách hiệu quả được tổng hợp từ các nhà quản lý dày dặn kinh nghiệm. Bài viết sau sẽ giúp các bạn có cái nhìn tổng quát nhất và lựa chọn ra được cách quản lý hàng hóa hiệu quả cho doanh nghiệp, cửa hàng của mình.

Cách quản lý hàng hóa hiệu quả từ những người kinh nghiệm

Kinh nghiệm quản lý kho hàng hóa, kho vật tư tổng quát

Thủ kho phải là người lập quy trình và nắm rõ quy trình quản lý kho hàng, kho vật tư, hàng hóa nhất. Nắm rõ từng bước một của quy trình và luôn đảm bảo việc vận hành kho trơn tru. Khi xãy ra bất kì sự cố, thu kho phải có cách nhanh chóng tìm ra và xử lý ngay lập tức.

Những kỹ năng cần có của một thủ kho bao gồm:

• Biết cách sắp xếp bố trí kho hàng hóa, vật tư, các nguyên vật liệu theo vị trí hợp lý. Tùy theo loại của nhóm hàng và tính chất của kho mà sắp xếp hàng theo quy tắc phù hợp như FIFO (nhập trước xuất trước), hay LIFO (nhập sau xuất trước). 
• Lập thẻ kho riêng cho từng sản phẩm trong kho, để cập nhật thông tin của kho khi nhập vào, xuất ra, tồn kho của hàng hóa. Thẻ kho sẽ là dữ liệu cơ sở đầu tiên để đối chiếu mỗi khi có sai lệch về kho.
• Cung cấp hàng hóa, các loại vật tư chính xác, đúng thời hạn cho hoạt động kinh doanh hoặc sản xuất
• Tùy theo quy mô và tổ chức của mỗi doanh nghiệp, chủ động thực hiện liên hệ với nhà cung cấp hoặc bộ phận mua hàng để đảm bảo lượng hàng tồn kho đảm bảo đúng qui định
• Đào tạo và huấn luyện định kì cho nhân viên kho, đảm bảo họ nắm rõ và tuân thủ quy trình để đạt được hiệu quả công việc.

Kinh nghiệm vận hành kho

Dán nhãn tất cả hàng hóa, vật tư

Nhân viên kho có trách nhiệm dán nhãn đầy đủ không thiếu sót cho hàng hóa, vật tư tại kho. Các thông tin trên nhãn hàng hóa cần có các thuộc tính như:mã hàng, màu sắc, kích thước ..Việc dán nhãn lên hàng hóa sẽ giúp cho việc sắp xếp phân loại và tìm kiếm hàng trong kho được dễ dàng hơn, theo dõi hàng tồn kho một cách chính xác nhất.

Cách quản lý hàng hóa hiệu quả từ những người kinh nghiệm

Không trì hoãn, luôn đối soát!

Việc hôm nay chớ để ngày mai, đó là điều phải làm trong việc vận hành kho. Hãy xử lí hết các công việc, dọn kho sách sẽ khi kết thúc một ngày.  Những đơn nhập hàng chưa được xử lí kịp trong hôm nay cần được đặt gọn và ghi chú tại khu vực riêng biệt. Luôn đối soát thông tin thật kĩ lưỡng sau khi xử lý phiếu nhập/xuất kho để nhanh chóng phát hiện các sai sót và có những điều chỉnh kịp thời.

Đừng để lạc trong kho của mình

Nhân viên kho phải là người lập ra sơ đồ kho thể hiện lối đi, vị trí đặt các kệ của mỗi loại hàng hóa. Mỗi kệ phải được đánh số hiệu riêng để phân biệt.

Đặt các biển hiệu chỉ dẫn để kể cả nhân viên mới cũng có thể dễ dàng hiểu và tìm được hàng hóa trong kho một cách dễ dàng nhất.

Hạn chế người lạ vào kho

Bạn chịu trách nhiệm về số lượng hàng hóa trong kho. Vì thế cần hạn chế tối đa những người không liên quan, đặc biệt là người đến gần kho để đảm bảo an toàn. Nếu kho lớn và có nhiều nhân viên làm việc và ra vào cùng, tốt nhất là cung cấp thẻ ra vào cho nhân viên cùng đồng phục cho từng người.

Kiểm kê kho hàng định kỳ, thường xuyên

Kiểm kê kho hàng nên được thực hiện định kỳ, thường xuyên để xác nhận số lượng thực tế so với số lượng trên sổ sách hay trên phần mềm quản lý kho của công ty. Đây cũng là dịp kiểm tra, ra soát, phân loại các mặt hàng, vật tư bị hư hỏng, suy giảm chất lượng để loại ra. Kho hàng sau mỗi lần kiểm kê cần được sắp xếp lại gọn gàng, khoa học để kiểm đếm nhanh chóng, chính xác.

Cách quản lý hàng hóa hiệu quả từ những người kinh nghiệm

Kết quả kiểm kê cần lập thành văn bản theo từng đợt kiểm kê, được các bên liên quan ký xác nhận. Chênh lệch hàng hóa trong kho và cách xử lý cần được ký, sau đó thông qua bởi cấp quản lí có thẩm quyền. Các sản phẩm không còn phù hợp được phát hiện cũng phải được đưa ra cách ly, đánh dấu và chờ ý kiến từ cấp trên để xử lý từ Ban Giám đốc hoặc người có thẩm quyền trong vấn đề này.

Trên đây là những kinh nghiệm được chia sẻ để bạn tìm ra cách quản lý hàng hóa hiệu quả cho doanh nghiệp, cửa hàng của ban. Hi vọng qua bài viết các thủ kho có thể kiểm soát số lượng hàng xuất – nhập đảm bảo lượng hàng tồn tốt nhất.