Tài Nguyên

Kinh doanh tự động hóa là gì? Những điều bạn cần biết

05/05/2023

Các nội dung chính

702

Kinh doanh tự động hóa là một sự phát triển quan trọng của sự kết hợp kỹ kĩ thuật số vào quản lý quy trình kinh doanh lâu đời. Do đó, các doanh nghiệp hàng đầu hiện đang tập trung vào số hóa hoạt động của họ. Từ đó có thể tập trung và đáp ứng nhanh hơn cho khách hàng. Cùng đi vào nội dung bài viết để tìm hiểu sâu hơn về hình thức kinh doanh này nhé!

Kinh doanh tự động hóa là gì? Những điều bạn cần biết

Xem thêm:

Thế nào là mô hình kinh doanh tự động hóa?

Tự động hóa quy trình kinh doanh (Business Process Automation) là việc sử dụng công nghệ để tự động hóa các nhiệm vụ thủ công, lặp đi lặp lại. Quá trình này nhằm để nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. Tự động hóa các quy trình kinh doanh giúp giảm thiểu chi phí, tăng hiệu quả và hợp lý hóa các quy trình từ đơn giản đến phức tạp.

Có một lưu ý rằng tự động hóa quy trình kinh doanh với quản lý quy trình kinh doanh là khác nhau.

Một số ví dụ về tự động hóa quy trình kinh doanh

Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) đề cập đến việc sử dụng công nghệ để tự động hóa các tác vụ thủ công trong các quy trình kinh doanh. Với các lợi ích là giúp cải thiện hiệu quả, độ chính xác và giảm chi phí. Ví dụ về BPA bao gồm nhân viên giới thiệu, đơn đặt hàng, dịch vụ khách hàng, quy trình nhân sự, tiếp thị và bán hàng,…

1/ Quy trình tuyển dụng nhân sự

Mặc dù tuyển dụng nhân viên có vẻ như là một quá trình đơn giản. Nhưng nó liên quan đến nhiều nhiệm vụ. Chẳng hạn như điền vào biểu mẫu thông tin nhân viên, thiết lập các buổi giới thiệu. Sắp xếp các buổi đào tạo, thiết lập tài khoản ngân hàng, thu thập các tài liệu liên quan. Hay chỉ định người cố vấn chỉ là một vài trong số các hoạt động liên quan.

Nếu không có tự động hóa, toàn bộ quá trình có thể trở nên khá hỗn loạn và dẫn đến:

Không hiểu rõ về giấy tờ
Bỏ lỡ một số nhiệm vụ
Sự không hài lòng của nhân viên
Năng suất thấp

Áp dụng kinh doanh tự động hóa cho quá trình hướng dẫn nhân viên sẽ đảm bảo quá trình suôn sẻ hơn. Giúp các nhân viên luôn có thể theo dõi và cung cấp tiến độ công việc của quy trình.

2/ Đơn đặt hàng

Yêu cầu đặt hàng là quy trình định kỳ trong hầu hết các tổ chức. Nhóm yêu cầu điền vào biểu mẫu và gửi cho nhóm mua hàng. Sau đó, cơ quan phê duyệt sẽ xem xét yêu cầu và từ chối yêu cầu trong trường hợp thông tin không đầy đủ hoặc nếu có những hạn chế về ngân sách. Nếu được phê duyệt, đơn đặt hàng sẽ được. Sau đó các bản sao sẽ được gửi đến nhà cung cấp cũng như nhóm kiểm kê.

Nếu không có tự động hóa, các vấn đề sau có thể nảy sinh:

Phê duyệt PO bị trì hoãn
Năng suất bị ảnh hưởng
Hồ sơ không đầy đủ
Lỗi trong PO
Sai sót khi nhận hàng

Nền tảng tự động hóa quy trình kinh doanh có thể giúp cải thiện trách nhiệm giải trình, tính minh bạch. Đồng thời cho phép ghi lại dữ liệu chính xác mà các bên liên quan có thể truy cập khi cần thiết. Nó cũng sẽ giữ lại tất cả các giao tiếp liên quan đến quy trình trong quy trình làm việc để giúp việc thực thi dễ dàng và nhanh hơn.

Vì sao nên sử dụng quy trình kinh doanh tự động hóa?

1/ Bước đệm để chuyển đổi kỹ thuật số

Chuyển đổi kỹ thuật số có vẻ như là một mục tiêu quá cao đối với vài tổ chức. Đây có thể là bước đệm để áp dụng văn hóa chuyển đổi liên tục. Bạn có thể bắt đầu với một vài quy trình rõ ràng là cần điều chỉnh và dần dần tiến lên.

2/ Rõ ràng hơn

Kinh doanh tự động hóa đòi hỏi một mức độ rõ ràng nhất định về quy trình ngay ở giai đoạn thiết kế. Các nhiệm vụ liên quan và những người chịu trách nhiệm điều hành quy trình rất quan trọng. Nếu bạn không thể thiết kế và tự động hóa quy trình làm việc một cách hiệu quả.

Hơn nữa, lập bản đồ quy trình có thể cung cấp sự rõ ràng cho tất cả nhân viên và cũng đóng vai trò là tài nguyên đào tạo.

3/ Hợp lý hóa quy trình

Một trong những kết quả tuyệt vời của tự động hóa quy trình là các quy trình được sắp xếp hợp lý. Trách nhiệm giải trình rõ ràng, thông báo có thể tùy chỉnh. Thông tin chi tiết có giá trị và thời gian quay vòng nhanh hơn. Giúp dễ dàng loại bỏ các hoạt động lãng phí. Từ đó tập trung vào nâng cao các nhiệm vụ gia tăng giá trị.

4/ Sự tuân thủ trong quá trình kiểm toán

Với tự động hóa quy trình kinh doanh, mọi chi tiết của một quy trình kinh doanh cụ thể đều được ghi lại. Thông tin này có thể được trình bày để chứng minh sự tuân thủ trong quá trình kiểm toán.

5/ Chuẩn hóa hoạt động

Khi bạn tự động hóa một quy trình kinh doanh, bạn có thể mong đợi một tiêu chuẩn nhất quán về kết quả mọi lúc. Tiêu chuẩn hóa giúp định vị tổ chức của bạn là đáng tin cậy. Do đó có thể giúp tăng cơ sở khách hàng của bạn.

6/ Tăng sự hài lòng của khách hàng

Sự hài lòng của khách hàng nên là điều ưu tiên chính trong bất kỳ ngành nào. Tập trung vào quy trình và hoạt động xuất sắc giúp bạn vượt qua sự mong đợi của khách hàng một cách dễ dàng. Khi bạn liên tục đáp ứng các tiêu chuẩn đã hứa, khách hàng có nhiều khả năng sẽ ưa thích công ty của bạn hơn.

Adsplus.vn

Cảm ơn bạn đã xem bài viết này. Hãy cập nhật thêm các bài viết từ Adsplus để biết thêm những thông tin mới nhất về Marketing. Và các Tips chạy quảng cáo hiệu quả.

Tham khảo các khóa học Google Ads, Facebook Ads tại guru.edu.vn
Tham khảo các gói setup tài khoản quảng cáo Google Ads, Facebook Ads tại 1ad.vn