Coordinator là gì? Các vị trí Coordinator trong doanh nghiệp

Thuật ngữ Coordinator được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực nhà hàng – khách sạn hiện nay. Vị trí này thường ảnh hưởng trực tiếp đến các nhân sự trong nhà hàng, khách sạn. Cùng tìm hiểu sâu hơn về Coordinator là gì trong bài viết sau!

Coordinator là gì? Các vị trí Coordinator trong doanh nghiệp

Coordinator là gì?

Coordinator có nghĩa là người điều phối, hay còn gọi là điều phối viên. Họ có nhiệm vụ quản lý và phối hợp với các nhân sự khác nhằm hoàn thành công việc một cách hoàn hảo nhất. Hiện nay Coordinator được chia thành nhiều vị trí quan trọng như Sales Coordinator, Event Coordinator, F&B Coordinator, Marketing Coordinator…

Các vị trí này đều phải chịu trách nhiệm về một bộ phận chuyên môn nhưng công việc chính của tất cả các Coordinator là điều phối, quản lý, giám sát các hoạt động của nhà hàng – khách sạn, doanh nghiệp, phục vụ cho việc thu hút khách hàng và phát triển công ty. 

Xem thêm: F&B là gì? Cơ hội đổi đời cùng F&B nếu bạn chấp nhận thách thức

Sales Coordinator là gì?

Sales Coordinator chính là nhân viên điều phối kinh doanh, thuộc bộ phận Sales & Marketing, họ có nhiệm vụ chính là tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tham gia trực tiếp vào các hoạt động bán hàng, quảng cáo của doanh nghiệp bao gồm:

Tiếp nhận và xử lý thông tin từ các bộ phận

Thường xuyên làm việc với quản lý bộ phận để có được cái nhìn bao quát về mục tiêu trong kỳ và ngân sách cùng kỳ vọng bán hàng. Họ sẽ có trách nhiệm thu thập thông tin về tình trạng đơn đặt hàng từ các chi nhánh khác nhau và số lượng doanh thu đã đạt được. Từ đó giúp phân tích và có những điều chỉnh thích hợp.Ngoài ra Sales Coordinator cũng cần phải có trách nhiệm lưu giữ các hồ sơ chính xác về số liệu bán hàng của doanh nghiệp hỗ trợ cho việc xây dựng và phát triển chiến lược trong tương lai.

Coordinator là gì? Các vị trí Coordinator trong doanh nghiệp

Tạo ra sự liên kết bên ngoài doanh nghiệp

Sales Coordinator được xem là gương mặt đại diện doanh nghiệp, thường xuyên liên lạc với các nhà phân phối, đại diện của công ty và các khách hàng chủ chốt để giải quyết mọi thắc mắc và vấn đề về tiến trình kinh doanh. Một Sales Coordinator sẽ phải đóng vai trò như một nhà đàm phán, giữ mối quan hệ làm việc tốt với các nhà cung cấp hiện tại và cố gắng đảm bảo các điều khoản hợp đồng thuận lợi cho doanh nghiệp trong tương lai.

Nghiên cứu thị trường

Sales Coordinator phải thường xuyên làm việc với các bộ phận marketing trong vấn đề về duy trì với người tiêu dùng của công ty. Một Sales Coordinator sẽ liên kết chặt chẽ và thường xuyên tương tác với bộ phận marketing để cung cấp dữ liệu bán hàng, cùng nhau xác định xu hướng tăng trưởng của doanh thu và tùy chọn sản phẩm trên các khu vực khác nhau.

Theo dõi, đánh giá sản phẩm

Sales Coordinator cần thường xuyên xem xét và đánh giá chất lượng sản phẩm thông qua các cuộc khảo sát người tiêu dùng. Từ đó có cái nhìn đúng đắn và khách quan ưu nhược điểm của sản phẩm, đóng góp ý kiến cải thiện và phát triển chất lượng sản phẩm. 

Marketing Coordinator là gì?

Có mối quan hệ mật thiết với Sale Coordinator, Marketing Coordinator xuất hiện sau nhưng đóng vai trò hết sức quan trọng với các công việc:

• Thực hiện tổ chức, sắp xếp công việc theo thứ tự quan trọng, theo dõi các dự án nhằm đảm bảo tính liền mạch trong quy trình và nguồn lực của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ lên timeline cho các dự án, quản lý công việc, cập nhật tiến độ của công việc.
• Tương tác với các phòng ban khác để có thể hỗ trợ dự án.
• Thẩm định và đảm bảo chất lượng các ấn phẩm như catalogue, voucher giấy… và ấn bản điện tử như website, newsletter, facebook..
• Thương lượng với các nhà cung cấp để đạt được giá tốt cho doanh nghiệp, kiểm tra đơn hàng…

Event coordinator là gì?

Event coordinator là điều phối viên tổ chức sự kiện nhằm đảm công việc quản lý chung tất các công việc trong một sự kiện bao gồm cả việc quản lý nhà cung ứng cho nhà hàng – khách sạn. Đối với những nhà hàng, khách sạn thường xuyên tổ chức tiệc cưới, hội nghị thì sự hiện diện của Event Coordinator là vô cùng cần thiết. Event Coordinator sẽ bao gồm các công việc:

• Lên ý tưởng và lập kế hoạch cho các hoạt động của nhà hàng, khách sạn, event sales & marketing, team building, tham quan cho nhân viên…
• Sản xuất và phân phối các tài liệu marketing như thư mời, tờ rơi, thông báo quảng cáo cáo cũng như sắp xếp phương tiện vận chuyển.
• Setup sự kiện, tổ chức việc setup, giải quyết các vấn đề khác nhằm đảm bảo cho sự kiện được diễn ra đúng dự kiến.

Coordinator là gì? Các vị trí Coordinator trong doanh nghiệp

F&B Coordinator là gì?

F&B Coordinator chính là thư ký cho giám đốc bộ phận ẩm thực, có nhiệm vụ chính là hỗ trợ các công việc cho giám đốc bộ phận ẩm thực trong khách sạn.

• Hỗ trợ giám đốc bộ phận ẩm thực trong các công việc hành chính, vận hành và hoạt động của bộ phận hàng ngày và tổ chức hệ thống hồ sơ.
• Truyền đạt các thông tin, báo cáo từ giám đốc bộ phận ẩm thực đến các bộ phận thuộc quyền quản lý và ngược lại.
• Xử lý và theo dõi các voucher, đơn đặt hàng, kế hoạch đào tạo nhân viên, thư điện tử, điện thoại… trong bộ phận ẩm thực.
• Quản lý hệ thống hồ sơ thực phẩm, quá trình cung cấp các dịch vụ, sản phẩm đến các khách hàng.
• Tham gia việc lên ý tưởng cho menu mới dành cho các sự kiện mà doanh nghiệp tổ chức.
• Phối hợp với bộ phận tài chính thực hiện các báo cáo về ngân sách, dự trù ngân sách hàng năm, quý, tháng.

Coordinator đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý và phát triển công ty, vì thế mà doanh nghiệp cần chú trọng đầu tư vào vị trí này. Hy vọng thông qua bài viết sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về Coordinator.