PO là gì? Các bước tạo đơn hàng PO cơ bản doanh nghiệp cần biết

Bạn đã từng nghe qua PO? Nó là một loại mẫu văn bản thường được các doanh nghiệp sử dụng với mục đích mua bán hàng hóa với mức giá quy định hoặc số lượng rõ ràng có ràng buộc về pháp lý. Để tìm hiểu rõ hơn về PO là gì, cùng xem qua bài viết sau.

PO là gì?

Purchase order – PO, hay còn gọi là đơn đặt hàng. Đây là một loại giấy tờ đặt hàng mà doanh nghiệp mua hàng sẽ gửi cho nhà cung cấp. Đơn đặt hàng là căn cứ quan trọng để 2 bên lập ra hợp đồng mua bán. Đơn đặt hàng sẽ bao gồm tất cả các thông tin chi tiết quan trọng như số lượng hàng hóa, yêu cầu về chất lượng, giá bán, thời gian giao hàng và địa chỉ….

Xem thêm:

• Ngành logistics là gì? Những kỹ năng cần thiết đối với sinh viên logistics
• Vai trò và chiến lược quảng cáo ngành logistic tại Việt Nam

Định dạng các mẫu đơn đặt hàng

Mỗi công ty sẽ có mẫu đơn đặt hàng cùng phương thức đặt hàng khác nhau. Tuy nhiên bất cứ đơn đặt hàng nào cũng đều sẽ có 3 phần:

• Phần mở đầu: Bao gồm tên gọi, mã số của đơn đặt hàng; tên gọi 2 bên công ty mua và bán; địa điểm bà thời gian đặt đơn hàng.
• Nội dung chính: Bao gồm tên gọi; quy cách hàng hóa; các điều khoản về số lượng; chất lượng; đóng gói bao bì; giá cả; phương thức vận chuyển; thanh toán…
• Phần kết: Bao gồm số bản đơn đặt hàng; thời gian có hiệu lực; tên người ký và đóng dấu 2 bên.

Nội dung của đơn đặt hàng

Điều khoản chất lượng: Nội dung chính của điều khoản này bao gồm tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng, quy cách và nhãn hiệu hàng hóa.

Điều khoản về giá: Giá là giá trị tiền tệ mỗi đơn vị tính của hàng hóa. Nội dung chính bao gồm điều khoản về giá bao gồm lựa chọn thuật ngữ giá cả; loại tiền; đơn giá và tổng giá.

Điều khoản số lượng: Nội dung chính của điều khoản là số lượng bao gồm về số lượng giao hàng; đơn vị; cách tính và khi cần sẽ phải nêu rõ ra phạm vi sai số.

Điều khoản đóng gói bao bì: Nội dung chính bao gồm đóng gói chất liệu bao bì; phương thức đóng gói; yêu cầu môi trường; chất liệu; quy cách; chi phí; phân loại chuyên chở…

Điều khoản vận chuyển: Nội dung chủ yếu của điều khoản vận chuyển sẽ bao gồm các phương thức vận chuyển; thời gian địa điểm vận chuyển.

Điều khoản kiểm nghiệm: Nội dung chính của điều khoản kiểm nghiệm. Đó là thời gian kiểm nghiệm; cơ quan; công cụ; các tiêu chuẩn và phương thức kiểm nghiệm.

Điều khoản thanh toán: Điều khoản thanh toán bao gồm nêu rõ phương thức thanh toán, thời gian thanh toán; địa điểm thanh toán…

Điều khoản bảo hiểm: Nội dung chính bao gồm xác định loại hình và mức bảo hiểm. Các điều khoản cũng chỉ rõ người mua và phí bảo hiểm…

Điều khoản bất khả kháng: Điều khoản chỉ những sự cố bất ngờ không thể dựa đoán; con người không thể khống chế; xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng như chiến tranh; động đất; bão lũ… làm gián đoạn hợp đồng. Nội dung chính bao gồm định nghĩa những việc bất khả kháng; phạm vi áp dụng; hậu quả; quyền lợi và nghĩa vụ đôi bên.

Điều khoản trọng tài: Nội dung chủ yếu là việc thỏa thuận trọng tài bao gồm cơ quan trọng tài; quy trình phán quyết; địa điểm ứng dụng và hiệu lực trọng tài

Các bước tạo đơn hàng PO là gì?

Thông thường có 4 bước để tạo một đơn đặt hàng:

Bước 1: Chuẩn bị kế hoạch đặt hàng

Cụ thể tại bước này sẽ bao gồm việc tiếp nhận nhu cầu của thị trường; tiếp nhận nhu cầu sản xuất; chuẩn bị tài liệu về môi trường đơn hàng và lập tài liệu giới thiệu về kế hoạch đơn hàng.

Bước 2: Đánh giá nhu cầu đơn hàng

Đánh giá nhu cầu đơn hàng đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong kế hoạch đặt hàng. Chỉ khi đánh giá chính xác nhu cầu đơn hàng thì mới cung cấp được số liệu tham khảo về khối lượng đơn hàng. Từ đó vạch ra một kế hoạch đơn hàng tốt. 

Nội dung chính bao gồm phân tích nhu cầu thị trường; nhu cầu sản xuất; xác định nhu cầu đơn hàng.

Quá trình sẽ diễn ra như sau: 

1. Tài liệu kế hoạch đơn hàng
2. Phân tích nhu cầu thị trường
3. Phân tích nhu cầu sản xuất
4. Xác định nhu cầu đơn hàng
5. Nhu cầu đơn hàng.

PO là gì? Các bước tạo đơn hàng PO cơ bản doanh nghiệp cần biết

Bước 3: Tính toán dung lượng đơn hàng

Tính toán dung lượng đơn hàng bao gồm việc phân tích tài liệu cung ứng; tính toán tổng dung lượng đơn hàng. Thậm chí là tính lượng đơn hàng tiếp nối và xác định dung lượng đơn hàng còn lại.

Bao gồm các bước:

1. Sau khi có nhu cầu đơn hàng – thông tin, doanh nghiệp sẽ tiến hành phân tích tài liệu cung ứng
2. Tính toán tổng dung lượng đơn hàng
3. Tính lượng đơn hàng đã nhận
4. Xác định dung lượng đơn hàng còn lại
5. Dung lượng đơn hàng.

Bước 4: Lập kế hoạch đơn hàng

Lập kế hoạch đơn hàng là bước cuối cùng trong kế hoạch mua hàng. Kế hoạch bao gồm so sánh nhu cầu đơn hàng; dung lượng đơn hàng; tổng hợp cân đối; xác định kế hoạch chứng nhận lượng còn dư và lập kế hoạch đơn hàng.

Dựa trên nhu cầu đơn hàng và dung lượng sẽ tiến hành so sánh nhu cầu và dung lượng. Để từ đây xác định kế hoạch chứng nhận lượng còn dư. Cuối cùng là lập kế hoạch đơn hàng.

Việc nắm rõ PO là gì sẽ giúp cho doanh nghiệp thuận tiện hơn trong nhiều tác vụ. Ví dụ như tìm kiếm các dịch vụ, sản phẩm sử dụng mỗi ngày; giao dịch thuận lợi hơn. Đối với các doanh nghiệp tư nhân có thể sử dụng trong việc đề nghị khách hàng dùng các mặt hàng nhập khẩu hay tìm kiếm các loại hàng hóa được sử dụng trong nước.

Adsplus.vn

Cảm ơn bạn đã xem bài viết này. Hãy cập nhật thêm các bài viết từ Adsplus để biết thêm những thông tin mới nhất về Marketing. Và các Tips chạy quảng cáo hiệu quả.

• Tham khảo các khóa học Google Ads, Facebook Ads tại guru.edu.vn
• Tham khảo các gói setup tài khoản quảng cáo Google Ads, Facebook Ads tại 1ad.vn